INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Var och hur ska utställaren skicka in sina fakturor?


Fakturorna ska skickas in som filbilagor till en mailadress som sattes upp för finansbolaget när tjänsten beställdes. Vissa lämnar denna vidare till utställaren och vissa väljer att ha en egen adress för att ta emot fakturan från utställaren och därefter skicka den vidare till den adress ni fått tilldelad av oss. Det väljer ni själva.

Mailen behöver inte innehålla någon speciell text eller ämnesord. Fakturorna måste vara godkänd för tolkning (se frågan nedan) och ska skickas som filbilagor till mailen.


Det går bra skicka en eller flera fakturor i samma eller flera filer i samma mail. 

Hur fungerar det att skicka med bilagor?


Om fakturan har bilagor måste dessa finnas med i samma PDF som fakturan i ordningen faktura->bilagor. De måste alltså vara ihopslagna med fakturan och kan inte skickas med separat. 

Det går bra att skicka en eller flera fakturor med bilagor i samma mail så länge de ligger i rätt ordning med faktura följd av bilagor.

Hur fungerar fakturatolkning?


När fakturan mailas för att tolkas så landar den hos Keeros för att därifrån skickas vidare till rätt underleverantör för tolkning. Detta sker utan fördröjning.


När fakturan landar hos tolkningsleverantören så startar en tolkningsprocess upp automatiskt och när fakturan är tolkad så skickas den via API till Keeros som läser in den och den blir tillgänglig för er i Keeros Finance gränssnitt. 

Hur lång tid tar det för fakturan att bli registrerad efter att den har skickats in?

Normalt tar det endast några minuter från att fakturan skickas in tills den har landat hos Keeros.


Ibland så stoppar dock flödet av olika anledningar och kräver då en manuell justering. Denna justering tar olika lång tid, ibland någon minut och ibland lite längre tid beroende på när på dygnet det sker, vilken typ av fel det är och aktuell belastning. Under kontorstid är upp till två timmars ledtid från inskick till leverans att betrakta som normalt. 

Exempel på orsaker att en faktura stannar:

  • Utställaren har bytt fakturalayout
  • Utställaren skickar fakturor som avviker från den layouten som användes för att bygga den ursprungliga tolkningsmallen, t.ex nya fält, fakturan har flera sidor osv
  • Mottagaren är i Keeros Finance uppsatt för e-faktura men fakturan är inte korrekt radtolkad, eller inte beställd för radtolkning.

I vissa sällsynta fall kan inte felet åtgärdas och då meddelas Keeros som tar kontakt med er för att diskutera lösning. 


Om det gått längre än 3 timmar sedan inskick (kontorstid) så kan du höra av dig till Keeros Support för att kontrollera status.

Varför tolkas inte alltid fakturarader, varför måsta jag beställa det?

Att tolka fakturarader är betydligt mer komplicerat än att tolka fakturan på huvudnivå, ställer högre krav på layouten på fakturan och orsaker därför mer fel. Vi har därför valt att endast tolka rader när det verkligen behövs för att leverera en högre kvalité i tjänsten och hålla ner prisnivån för tjänsten.

Kan en utställare skicka vilka mail som helst till adressen för emailtolk?

Nej. Detta är en produktionskanal och ska endast innehålla fakturor som ska överlåtas. Inga andra meddelanden hanteras och kan potentiellt störa fakturaflödet och orsaka försening av era fakturor.


Hur vet jag om en faktura är godkänd för tolkning?

För att en faktura ska kunna tolkas med emailtolken så behöver den vara i PDF format.


Det går att göra bilder till PDF och detta är inte något som tolkningsmotorn kan jobba med. Det är alltså bara "riktiga" PDF-filer som går att tolka. 


Enklaste sättet att se om det är en bild eller en "riktigt" PDF är att öppna den i en PDF läsare och prova att markera en text som vi visar nedan på Fakturadatum.


Om det går att markera en specifik text så är det oftast en "riktig" PDF. Om det inte går att markera en specifik text så är det som regel en bild.