Vissa större företag samt flera offentliga verksamheter och kommuner ställer krav på sina kunder att skicka e-fakturor. En e-faktura är inte samma sak som en PDF utan är en faktura som helt och hållet är digital. All information på fakturan skickas alltså i rent text i ett strukturerat och överenskommet format som kan tolkas av en dator hos mottagaren. EDI, XML och Swefaktura, PEPPOL är ofta begrepp som nämns i samband med e-faktura.
Stödjer Keeros e-faktura
Ja Keeros stödjer att skicka e-faktura. Detta förutsätter dock, som beskrivet ovan, att all information om fakturan finns tillgänglig i en fil som Keeros kan jobba med för att bygga ihop fakturan på det sätt som mottagaren kräver. Både fakturarader och övrig fakturainformation måste finnas. För att fakturan skall bli fullt digital och fungera som e-faktura så finns tre valmöjligheter:
- Kunden skapar fakturan i Keeros via kundwebben.
- Ni skapar fakturan åt kunden via Registrera->Skapa faktura
- Kunden använder virtuell skrivare vilket möjliggör radtolkning av fakturan.
- Fakturan skapas i externt system och skickas via Keeros API (tekniska gränssnitt)
Mottagaren använder bolag YYY för e-fakturering, behöver jag också avtal med dem?
Nej det behöver du inte. Keeros når alla e-fakturamottagare i Sverige via olika samarbetspartners. Keeros behöver alltså inte använda samma leverantör som fakturamottagaren använder (t.ex InExchange) utan löser detta med hjälp av så kallat samtrafikavtal mellan olika parter, ungefär på samma sätt som att du inte behöver ett mobilabonnemang och Telenor för att ringa en mottagare som har Telenor.
Kostar det extra?
Ja utöver den vanliga transaktionsavgiften så tillkommer en avgift från vår samarbetspartner för att leverera fakturan. Om vi inte har kundens fakturaformat sedan tidigare tillkommer också en kostnad för att bygga ett översättningsprogram mellan kundens format och det format som mottagaren kräver. Det är också förknippat med en uppsättningsavgift per ansluten part.
Hur kommer vi igång?
Börja med att prata med din kund och utred möjligheterna för dem att skapa en fakturafil från sitt system så ni uppfyller något av de fyra val listade ovan.
Din kund behöver också tillhandahålla uppgifter om vem de skall skicka fakturor till och den partens unika identitet för e-fakturor, detta nummer heter GS1-lokaliseringsnummer (GLN) och hanteras av den globala standardiseringsorganisationen GS1. Mottagarens GLN nummer framgår ofta av det brev som din kund fått med begäran om att skicka e-faktura.
När du har denna information ställer du in nedan inställningar på mottagaren via administration --> mottagare --> pennan för ändringsläge. Bocka i att mottagaren ska ha leverans med EDI och fyll i GLN-nummer. 
Hur går det till när allt är på plats
När allt är på plats så är den enda förändringen i distributionen av fakturan. Ni skriver som vanligt ut fakturan och väljer "Skicka för extern distribution". Keeros har då koll på om mottagaren är uppsatt för e-faktura och kommer distribuera fakturan vidare till vår leverantör som i sin tur använder den nationella nätverk av e-fakturaväxlar för att hitta fram till fakturamottagaren. Till skillnad från vanliga fakturor har mottagaren tekniska möjligheter att validera fakturan och om så önskas välja att inte ta emot den. I dessa lägen så kommer fakturan "studsa" likt ett mail tillbaka till oss och vi meddelar er. Det kan i detta läge krävas att din kund behöver göra förändringar i sin faktura, t.ex komplettera med ett ordernummer eller någon annan referens.