För att jobba med oplacerade betalningar och placera dessa så går du till vyn Inbetalningar & Krav -> Oplacerade betalningar
Om du där klickar på den aktuella oplacerade betalningen så får du upp mer information och en händelselogg vad som hänt med fakturan sedan den registrerades. Du ser här såväl det ursprungliga placerade beloppet som nuvarande saldo, i de fall det skett delbetalningar av den oplacerade betalningen.
Det finns tre möjligheter att jobba med en oplacerad betalning.
- Placera den mot en befintlig faktura i Keeros Finance
- Girera betalningen till en fakturautställare (kund/klient)
- Skapa ett utbetalningsunderlag och betala ut betalningen
Vi går här igenom de olika alternativen.
Koppla betalning till faktura.
Börja med att söka upp fakturan som du vill placera oplac betalningen (eller en del av beloppet) mot. I detta fall vill jag göra det mot faktura 123
Jag klickar på den faktura som skall ta emot betalningen och får upp mer detaljer om betalningen.
Systemet föreslår att placera hela utestående saldot från oplac betalningen men du kan ändra detta till ett lägre belopp och då sker en delbetalning av oplac.
Skapa manuell post mot fakturautställare
Om betalningen inte skall er utan skickas vidare till er kund så kan ni skicka betalningen vidare till kunden på en avräkning via en manuell post.
Tryck på knappen Skapa manuell post mot fakturautställare. Du får du upp ett formulär där du söker upp aktuell kund som skall erhålla beloppet. Även här kan du ange ett lägre belopp än det som föreslås (utestående saldo). Du kan också ändra texten som föreslås, texten som anges kommer synas på avräkningen till kunden.
När du trycker på Skapa utbetalningspost så skapas det en post i avräkningsvyn för den kund du valda. Där avräknar du posten som vanligt.
Skapa ett utbetalningsunderlag för extern utbetalning
Om den oplacerade betalningen inte kan placeras i keeros Finance utan skall betalas tillbaka till betalaren så använder du detta alternativ.
Du skriver här in kontonummer som skall ta emot betalningen samt namn och adress till mottagaren. Dessa uppgifter används dels för utbetalningsavin (PDF) samt att vi sparar mottagaren för spårbarhet.
Om ni använder leverantörsutbetalningsfiler i keeros Finance så kommer de fungera även med denna utbetalning under förutsättning att kontonumret du angivet är korrekt. Använder du inte leverantörsutbetalningsfil så har kontonumret ingen praktisk funktion men står angivet på avin.
När du trycker på Skapa utbetalningsavi så skapas en avi i form av en avräkning som du hanterar vidare som en vanlig avräkning via Hantera->Utbetalning och skriver ut genom att vid utbetalning trycka på knappen Ladda ner avräkningsPDF.
Precis som andra avräkningar så sker ingen utbetalning automatiskt av Keeros Finance utan den måste registreras manuellt med avin som underlag alternativt genom att använda leverantörsutbetalningsfil.
Vill du i ett senare skede hämta upp avi så hittar du den, precis som alla andra avräkningar i Administration->Avräkningar.