För att skicka ut en faktura för leveransgodkännande via e-post börjar du med att öppna fakturan för godkännande. Du ser då knappen Avvakta LG
Tryck på den knappen
Du få då upp en ruta där du väljer vilken typ av leveransgodkännande du vill skicka. Vilka val du har här beror på hur tjänsten är konfigurerad för ditt företag och därför kan det skilja lite mot exemplet nedan. Eftersom vi vill skicka ut per e-post så väljer jag valet Email i listan.
Du får nu upp fält för att
1. Välja mall att använda (kan vara så att du bara har en mall uppsatt för ditt företag)
2. Välja mottagare. Finns inte mottagaren i listan så väljer du bara att lägga upp en ny. Då sparas mottagaren som en "leveransgodkännare" och du kan se och administrera dessa senare under Handläggarvy-Mottagare.
3. Välj faktura att skicka ut. Om det finns en PDF-faktura uppladdad som har överlåtelsetext så kommer vi visa den som standard. Om inte det finns så är det tomt och du kan själv lägga till en faktura. Tänk på att det kan vara olämpligt att skicka ut en originalfaktura till gäldenären om den inte har överlåtelsetext och rätt bankgiro då det lätt blir felbetalningar.
När du är klar trycker du på Hantera och ett mail skickas ut till den mottagaren du valde ovan med den fil du valde.
Mottagaren får nu ett e-postmeddelande med information om fakturan samt valet att godkänna eller avvisa enligt nedan.
När leveransmottagaren klickar på någon av knapparna öppnas en sida där de godkänner enligt nedan
Efter att mottagaren fyllt i Namn samt befattning (notera att det inte går att ange något meddelande här) och tryckt på Godkänn så kommer fakturan automatiskt ändra status till "Leveransgodkänd" och finns i den gröna boxen nedan.
I händelseloggen på fakturan ser du alla händelser samt lite teknisk information från den part som leveransgodkände fakturan (tryckte på knappen Godkänn faktura)
I loggen för faktura tracking finns IP adress, tidsstämpel samt lite information om användarens webbläsare.
Keeros tar inte något ansvar för legala aspekter av denna process och huruvida leveransgodkännande enligt ovan är juridiskt bindande för den part som godkänner fakturan. Det är alltså viktigt att säkerställa att denna process uppfyller de juridiska och affärsmässiga krav som ni som finansbolag behöver uppfylla.